Datenschutzerklärung des Jeepclub Graubünden

  1. Gegenstand und Geltungsbereich
    Die vorliegende Datenschutzerklärung legt die Bearbeitung von Personendaten und damit zusammenhängende Fahrzeugdaten durch den Jeepclub Graubünden (nachfolgend «JCG») dar und verdeutlicht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen durch den JCG. Der Begriff «Personendaten» wird im Sinne der entsprechenden Definition im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verstanden. Unter «Fahrzeugdaten» werden alle Angaben verstanden, die sich auf ein bestimmtes oder bestimmbares Fahrzeug beziehen. Soweit nachfolgend lediglich der Ausdruck «Daten» verwendet wird, umfasst dieser sowohl Personen- als auch Fahrzeugdaten.

    Über den Umgang mit Personen- und Fahrzeugdaten der Mitglieder hinaus regelt die vorliegende Datenschutzerklärung auch einzelne andere Aspekte der Vereinsaktivitäten, die die Persönlichkeitsrechte der Mitglieder betreffen können. 

  2. Grundsätze
    Der JCG verpflichtet sich im Umgang mit Personendaten insbesondere zur Beachtung der Grundsätze der Zweckbindung, der Information bzw. Transparenz, der Datenrichtigkeit und der Verhältnismässigkeit. Er beachtet dabei die massgeblichen rechtlichen Vorgaben.

    Der JCG trifft sämtliche erforderlichen und angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz von Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch.

  3. Ansprechpersonen
    Verantwortlicher im Sinne des JCG, handelnd durch seinen Vorstand. Ansprechpersonen sind folgende:

    Jeepclub Graubünden
    info@jeepclub-gr.ch

    Auf behördlicher Ebene des Bundes:
    Eidgebössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
    3003 Bern. Feldeggweg 1

  4. Zweck der Datenbearbeitung
    Der JCG bearbeitet Daten ausschliesslich im Rahmen der Verfolgung und Realisierung seines Vereinszwecks, wie er in den entsprechenden Statutenbestimmungen festgelegt ist sowie um seinen gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Dabei kann die Datenbearbeitung durch den JCG insbesondere zu folgenden spezifischen Einzelzwecken erfolgen:
    • Verwaltung der Mitgliederdaten (Adresspflege, Rechnungsversand und -kontrolle, Überprüfung der Berechtigung zum Bezug von Dienstleistungen, Jubiläen, Geburtstage, usw.)
    • Organisation des Vereinslebens (GV, Ausfahrten, Einladungen, Mitgliederbefragungen, Versand von Informationsmaterial, allgemeiner Korrespondenz, Newsletter, Versand von Drucksachen und Accessoires, usw.)
    • Allfällige Führung und Verwaltung der Fahrzeugregister
    • Betrieb der Internet Webseite des CLUBs
    • Organisation von Events im Zusammenhang mit dem Vereinszweck, insbesondere Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Young- und Oldtimern, Classic Cars (Oldtimer-Meetings, etc.)
    • Verwendung für Social-Media-Auftritte (Facebook, YouTube, LinkedIn, XING, Instagram, etc.)
    • Sponsoring und Werbung für JCG-Events und Anlässe im Rahmen von Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Young- und Oldtimern, Classic Cars (Oldtimer-Meetings, etc.)
    • Gestaltung einer (Vereins-) Zeitschrift oder anderer Publikationen (elektronisch und print)
    • Instruktoren für Fahrtrainings
    • Zusammenarbeit mit dem Dachverband Swiss Historic Vehicle Federation (SHVF / www.shfv.ch)
    • Im Zusammenhang mit der Prüfung/Inspektion von Fahrzeugen durch Scruitneers (Instruktoren) im Bereich von FIVA Cards. 

Der Zweck kann von Zeit zu Zeit präzisiert oder aktualisiert werden. 

  1. Verwendung und Weitergabe von Daten
    Im Rahmen seines Vereinszwecks resp. dieser Datenschutzerklärung kann der JCG Personen- und/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder den jeweils anderen Vereinsmitgliedern oder SHVF offenlegen, wenn diese der Weitergabe zustimmen. Dies erfolgt insbesondere etwa in Form von Mitgliederverzeichnissen (gedruckt oder im Mitgliederbereich der Internet  Webseite des CLUBs einsehbar), Teilnehmerverzeichnissen bei Veranstaltungen, usw.

    Die entsprechenden Angaben umfassen in der Regel höchstens: 

    -               Namen und Vornamen
    -               (akademische) Titel
    -               Beruf bzw. Tätigkeit
    -               E-Mail- und/oder Wohn-/Geschäftsadressen
    -               Telefonnummern
    -                Angaben zu Fahrzeug-Identität(en) und die damit verbundenen Angaben von technischen Spezifikationen ohne Identifikationsnummern (VIN)
    -               Art der Mitgliedschaft
    -               Fotos von Fahrzeugen, allenfalls mit deren Kontrollschild sowie der Insassen. 

    Das Geburtsdatum wird nur für interne bzw. statistische Zwecke benötigt.

    Mitglieder, die eine solche, ausschliesslich vereinsinterne Mitteilung bzw. Weitergabe oder Verwendung ihrer Daten – ganz oder teilweise – nicht wünschen, können dies entsprechend mitteilen. 

    Vorbehältlich der Zustimmung eines Mitglieds kann der JCG Personen- und/oder Fahrzeugdaten seiner Mitglieder auch vereinsexternen Personen oder Körperschaften zur Verfügung stellen, so etwa im Zusammenhang mit der Organisation und dem Marketing von Veranstaltungen (Ausfahrten, Reisen, Jubiläen usw.) oder dem Versand der Vereinszeitschrift, E-Mail-Newslettern, Social-Media-Posts, usw.

    Der JCG kann Daten gemäss den vorstehenden Bestimmungen unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben auch ins Ausland weitergeben.

  2. Vereinszeitschrift
    Eine allfällige Vereinszeitschrift des JCG dient primär der Information der Vereinsmitglieder über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verein, usw. In diesem Rahmen kann sie print- sowie elektronische Beiträge (in Form von Texten und Bildern wie z.B. über Anlässe, Jubiläen, neue Mitglieder etc.) enthalten, in denen Vereinsmitglieder sowie deren Fahrzeuge zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden.

    Die Vereinszeitschrift wird in erster Linie den Mitgliedern des JCG zugestellt. Darüber hinaus kann sie vereinzelt auch bei Fahrzeughändlern und Werkstätten aufgelegt sowie zu Werbe-/Marketingzwecken auch anderen Personen sowie Veranstaltern ausserhalb des JCG zugänglich gemacht werden. Insbesondere kann jeweils allen Inserenten ein Belegexemplar zugestellt werden.

    Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Vorstand und/oder die Redaktion der Vereinszeitschrift entsprechend schriftlich zu informieren.

  3. Besondere Bestimmungen zur JCG Internet Webseite sowie Social Media
    Im Rahmen seines Vereinszwecks resp. den unter Ziff. 4 («Zweck der Datenbearbeitung») aufgeführten Tätigkeiten kann der JCG eine Webseite sowie allenfalls einen Social-Media-Auftritt betreiben. Die Webseite/der Social-Media-Auftritt kann in zwei getrennte Bereiche gegliedert werden, in einen internen (d.h. nur für Mitglieder zugänglichen) und einen öffentlich zugänglichen Bereich.

    Der (öffentlich zugängliche Bereich der) JCG Webseite dient primär der Aussendarstellung des Vereins, der Information der Öffentlichkeit über Vereinsaktivitäten sowie der Anwerbung von neuen Mitgliedern, Sponsoren usw. Zu diesem Zweck enthält der öffentlich zugängliche Bereich der JCG Webseite insbesondere etwa Angaben über den Vorstand und dessen Kontaktdaten, über bestimmte Vereinsaktivitäten, einschliesslich Bildmaterial.

    Falls vorhanden, dient der interne Bereich der JCG Webseite primär der Information der Vereinsmitglieder über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verein sowie in Bezug auf JCG-Fahrzeuge usw. In diesem Rahmen kann er Beiträge (in Form von Texten, Bildern oder Videos) enthalten, in denen Vereinsmitglieder sowie deren Fahrzeuge (allenfalls mit Kontrollschildern und Insassen) zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden. Der interne Bereich der JCG Webseite ermöglicht insbesondere auch den Zugriff auf Mitgliederverzeichnisse sowie eine allfällige Vereinszeitschrift. Ziff. 6. gilt entsprechend.

    Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von sich und/oder ihren Fahrzeugen oder ihrer Daten in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Datenschutzbeauftragten des JCG oder den Vorstand entsprechend schriftlich zu informieren.

    Die Vereinsmitglieder behandeln ihre Zugangsdaten zum internen Bereich der JCG Internet Webseite vertraulich und gewähren keinen Personen, die nicht Mitglieder des JCG sind, Zugang zum bzw. Einsicht in den internen Bereich der Webseite oder Zugang zu den darin enthaltenen Informationen, Angaben und Materialien.

    Betreffend Weitergabe von Dateien aus der Website sind bewegte sowie elektronische Bilder (Videos, etc.) miteingeschlossen und dürfen ohne Zustimmung des Vorstands nicht vereinsextern weitergegeben werden. 

    Der JCG verwendet nur technische und funktionelle Cookies und analytische Cookies, die die Privatsphäre der Mitglieder nicht verletzen. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone gespeichert wird, wenn Sie diese Website zum ersten Mal besuchen. Die von uns verwendeten Cookies sind für den technischen Betrieb der Website und Ihre Benutzerfreundlichkeit notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Website ordnungsgemäss funktioniert und merken sich zum Beispiel die Präferenzen. Ausserdem können wir damit unsere Website optimieren. Die Besucherin/Der Besucher kann Cookies ablehnen, indem sie/er den Internetbrowser so einstellt, dass er keine Cookies mehr speichert. Darüber hinaus können über die Einstellungen des Browsers alle zuvor gespeicherten Informationen gelöscht werden. Im Übrigen gilt die Cookie Policy, wie sie auf der Webseite des JCG publiziert ist.

  4. Mitgliederverzeichnis
    Der JCG kann ein Mitgliederverzeichnis auf der Webseite in einem nur Mitgliedern zugänglichen Bereich publizieren und den Mitgliedern zugänglich machen. Der JCG sowie dessen Mitglieder haben sich stets der Sensitivität des Mitgliederverzeichnisses und der darin enthaltenen Daten bewusst zu sein. Sie behandeln das Verzeichnis sowie die darin enthaltenen Daten strikt vertraulich und gewähren insbesondere keinen Personen Zugang zu ihnen, die nicht Mitglieder des CLUBs sind.

  5. Verhältnis zum Dachverband SHVF
    Die Mitgliedern nehmen zur Kenntnis, dass der JCG Daten der Mitglieder zur Erfüllung des Zwecks und im Rahmen dieser Datenschutzerklärung an den Dachverband SHVF weiterleiten. 

  6. Verhältnis zum Dachverband SHVF
    Der  JCG bearbeitet Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

    Im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im JCG werden die Personendaten des betroffenen Mitglieds auf den Zeitpunkt der Beendigung hin gemäss den gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. vernichtet, soweit den JCG keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen treffen. Sind zum betreffenden Zeitpunkt im Verhältnis zwischen dem Verein und der betroffenen Person noch Vorgänge (z.B. Mitgliederbeiträge) pendent, erfolgt die Datenlöschung erst, wenn die Vorgänge definitiv abgeschlossen sind.

    Fahrzeugdaten inkl. Fotos auf der Homepage sowie Social Media sowie insbesondere Daten in Fahrzeugregistern bzw. -archiven werden im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im JCG nicht gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die betroffene Person verlangt dies ausdrücklich und solange dies mit verhältnismässigem Aufwand möglich ist.

  7. Dauer und Bearbeitung von Personendaten
    - Der JCG bearbeitet Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
    - Im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft im JCG werden die Personendaten des betroffenen Mitglieds auf den Zeitpunkt der Beendigung hin gemäss
      den gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. vernichtet, soweit den JCG keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen treffen. Sind zum betreffenden
      Zeitpunkt im Verhältnis zwischen dem Verein und der betroffenen Person noch Vorgänge (z.B. Mitgliederbeiträge) pendet, erfolgt die Datenlöschung erst,
      wenn die Vorgänge definitiv abgeschlossen sind.
    - Fahrzeugdaten inkl. Fotos auf der Homepage sowie den Social Media, sowie insbesondere Daten in Fahrzeugregistern bzw. -archiven werden im Falle der
      Beendigung der Mitgliedschaft in JCG nicht gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die betroffene Person verlangt dies ausdrücklich und solange dies mit 
      verhälnismässigem Aufwand möglich ist.

  8. Rechte von betroffenen Personen
    - Personen, deren Daten durch den JCG verarbeitet wurden bzw. werden, stehen diesbezüglich die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu.
    - Zur Geltendmachung der entsprechenden Rechte können betroffene Personen den Vorstand des JCG unter JCG (Jeepclub Graubünden,  info@jeepclub-gr.ch) kontaktieren.

  9. Änderungen
    Soweit sich der vorliegenden Datenschutzerklärung in Bezug auf einen bestimmten Einzelfall keine Vorschrift entnehmen lässt, entscheidet der Vorstand des JCG über das anzuwendende Vorgehen in Absprache mit dem Datenschutzverantwortlichen, sofern vorhanden.

  10. Inkrafttreten und Verbindlichkeit
    Diese Datenschutzvereinbarung wurde vom Vorstand verabschiedet und tritt mit Beschlussfassung in Kraft und ist damit für alle JCG-Mitglieder verbindlich. Sie kann jederzeit angepasst werden. Die jeweils gültige Fassung wird im Internet (Homepage) publiziert.

    (Chur, den xx.xx.20xx